Prosedur mengundang keluarga (istri dan atau anak) ke Jepang

Pada kesempatan kali ini, saya akan menuliskan langkah dan dokumen yang dibutuhkan untuk mengundang keluarga (istri dan atau anak) ke Jepang.

Aplikasi Visa Dependen

Pertama, tentukan tujuan mendatangkan keluarga ke Jepang

Langkah pertama ini akan menentukan langkah selanjutnya. Setidaknya ada 2 tujuan:

  1. Wisata (kunjungan sementara)
  2. Menetap di Jepang

Untuk tujuan wisata maka membutuhkan visa kunjungan sementara, sedangkan untuk tujuan menetap di Jepang, ada 2 prosedur pilihan yang dapat ditempuh. Pertama, yaitu datang ke Jepang dengan menggunakan visa wisata lalu ubah status di imigrasi di Jepang dengan menunjukkan bukti berupa dokumen yang menginformasikan bahwa kita telah menikah sah dan terdaftar dalam dokumen negara. Kedua, mengurus Certificate of Eligibility (CoE) untuk istri atau anak dari pihak imigrasi Jepang. Cara kedua ini seperti mengundang secara resmi melalui intrumen negara. Kedua cara tersebut sah dan legal di Jepang. Hanya saja, berdasarkan pengalaman beberapa kawan di sini, cara kedua dengan menggunakan CoE lebih menenangkan dibandingkan cara pertama. Cara pertama terbatas waktu visa kunjungan, sehingga jika tidak mendapatkan surat dari imigrasi dalam waktu tersebut, maka istri atau anak harus pulang ke Indonesia. Adapun dasar hokum kedua cara tersebut dapat mengunjungi link berikut:

Cara 1 (convert visa kunjungan): http://www.immi-moj.go.jp/english/tetuduki/kanri/shyorui/02.html

Cara 2 (Certificate of Eligibility): http://www.immi-moj.go.jp/english/tetuduki/kanri/shyorui/01.html

Langkah selanjutnya adalah mempersiapkan dokumen yang dibutuhkan untuk keperluan tersebut.

Jika menempuh cara 1, maka dokumen yang dibutuhkan adalah sbb:

  • Invitation letter dari kita yang berada di Jepang, surat ini menerangkan tujuan kunjungan ke Jepang. Template surat dapat diunduh di sini
  • Guarantee letter dari kita yang berada di Jepang, surat ini menerangkan bahwa kita yang berada di Jepang sebagai guarantor (penjamin) keluarga kita. Segala hal yang berkaitan dengan biaya hidup, biaya kesehatan, dll, ditanggung oleh pengundang. Template surat dapat diunduh di sini
  • Print out rekening tabungan. Ini sebagai penguat guarantee letter. Dokumen ini sebagai bukti bahwa pengundang memiliki uang di rekeningnya.
  • Foto copy residence card. Ini untuk menguatkan data pengundang beserta alamat di Jepang. Biasanya ketika menuliskan form aplikasi visa, keluarga kita akan diminta untuk menuliskan alamat tinggal di Jepang. Pada form tersebut dapat kita tuliskan alamat pengundang di Jepang dengan menyertakan residence card sebagai buktinya.
  • Tiket pulang-pergi.

Selanjutnya, kirimkan dokumen-dokumen tersebut di atas ke Indonesia dan aplikan (keluarga) bersiap untuk apply visa. Mulai tanggal 15 September 2017, aplikasi visa dilakukan melalui JVAC. Untuk dokumen-dokumen lainnya yang diperlukan oleh aplikan dalam proses memperoleh visa dapat dilihat di sini atau unduh di . Setelah aplikasi visa dilakukan, maka selanjutnya tinggal menunggu informasi dari kedubes apakah ada dokumen yang perlu dilengkapi atau tidak. Jika tidak, maka selanjutnya hanya menunggu waktu keberangkatan. Dan JANGAN LUPA untuk membawa semua dokumen yang berkaitan dengan status pernikahan seperti buku nikah, akte kelahiran, kartu keluarga, pas foto. Dokumen-dokumen ini untuk membuktikan bahwa pihak pengundang dan pihak yang diundang memiliki hubungan yang disahkan oleh negara Indonesia.

Jika menempuh cara 2, maka bagi pengundang hendaknya ‘silaturahim’ dulu ke kantor imigrasi terdekat dengan rumah untuk appy CoE. Adapun dokumen-dokumen yang diperlukan untuk keperluan tersebut adalah sbb:

  • Mengisi form aplikasi, bisa diunduh di sini. Unduh form no. 11.
  • Foto keluarga yang akan diundang/aplikan (4 cm x 3 cm)
  • Dokumen yang menyatakan hubungan aplikan dengan kita (missal: KK, buku nikah, akte kelahiran anak). Jika memungkinan semua dokumen ini sudah diterjemahkan dalam Bahasa Jepang
  • Dokumen yang menyatakan status pengundang di Jepang, atau bagi mahasiswa dapat menggunakan certificate of admission (在学証明書, baca: Zaigaku shomei-sho) yang dikeluarkan oleh pihak kampus
  • Residence card
  • Passport
  • Perangko seharga 392 yen beserta amplopnya
  • Dokumen yang menyatakan kondisi finansial. Dapat menggunakan buku rekening atau sertifikat yang menyatakan beasiswa
terjemahan kk
Contoh terjemahan kartu keluarga
terjemahan buku nikah
Contoh terjemahan buku nikah
terjemahan akta lahir
Contoh terjemahan akta lahir anak

Setelah itu tunggu sekitar 2 minggu – 1 bulan, CoE akan dikirimkan ke rumah. Lalu kirimkan CoE tadi ke keluarga yang akan diundang.

CoE Hana

Setelah itu lakukan apply visa melalui JVAC dengan membawa dokumen sebagai berikut:

  • Paspor
  • Formulir permohonan visa. [download: http://www.id.emb-japan.go.jp/application2.pdf ] dan Pasfoto terbaru (ukuran 4,5 X 4,5 cm, diambil 6 bulan terakhir dan tanpa latar, bukan hasil editing, dan jelas/tidak buram)
  • Foto kopi KTP (Surat Keterangan Domisili)
  • Certificate of Eligibility (Asli & fotokopinya)

Setelah aplikasi visa dilakukan, maka selanjutnya tinggal menunggu informasi dari kedubes apakah ada dokumen yang perlu dilengkapi atau tidak. Jika tidak, maka selanjutnya hanya menunggu waktu keberangkatan. Bagi yang menempuh cara ini, tidak perlu membawa akte, KK, dsb. Ya iyalah, kan dokumen-dokumen itu sudah ada di Jepang dan dibutuhkan untuk apply CoE di kantor imigrasi Jepang :D. Berbeda dengan cara pertama tadi, begitu keluarga tiba di bandara di Jepang, maka di bagian imigrasi akan langsung diberikan residence card.

Kesimpulan

Yap, jadi begitulah cara mengundang keluarga ke Jepang. Ada dua cara:

  1. Convert visa (Tourist to Dependent)
  2. Apply Dependent Visa by CoE

Diantara dua cara tersebut, cara kedua lebih menenangkan.

Bagi anda yang tujuannya ke Kitakyushu, maka berikut ini informasi apply CoE dalam format ppt. Silahkan kunjungi tautan berikut: https://www.slideshare.net/hadiyawarman/aplikasi-visa-dependen

Credit: PPI Kitakyushu-Jepang

Baca serial kehidupan di Jepang lainnya.

21 thoughts on “Prosedur mengundang keluarga (istri dan atau anak) ke Jepang

  1. Assalamualaikum wr.wb,mhon maaf mas sblumnya
    Suami sya kn gakkou d jepang,,kemarin dia mengajukan coe untuk visa dependent dari pihak imigrasi gak ada masalah cuma ada 1 dokumen yg kurang yaitu zaigaku shomei sho
    Nah suami sya kmrn mnta k pihak gakkou tp aneh nya pihak gakkou tidak memberikannya
    Mreka bilang dekinai😓😓kira kira kenapa yah mas??apa yg salah yah smpe mreka bilang dekinai
    Mohon sarannya🙏🏻🙏🏻🙏🏻
    Trima ksih bnyak sblumnya

    Like

  2. untuk mendapatkan visa dependent apakah harus punya hubungan keluarga ? kebetulan ayah saya mempunyai relasi orang jepang, nah relasi orang jepang tersebut siap menjadi penanggung saya utk mengurus visa dependent dan CoE. Apabila kasusnya seperti apakah bisa ? Kemungkinan saya tinggal 1 tahun dengan 1 bulan tinggal bersama relasi ayah saya dan setelahnya saya hidup mandiri dengan arubaito. Kebetulan saya sudah mempersiapkan bahasa jepang di level n3.

    terima kasih

    Like

    1. Maaf saya baru baca notifikasinya.
      Untuk visa dependent sejauh yang saya tau hanya keluarga inti saja. Jadi kalo kita yang mengundang, maka kita bisa mengundang istri/suami dan anak. Adapun orang tua tidak bisa, karena bukan keluarga inti. Kecuali ada yang bersedia menjadi penanggung jawab dari orang Jepang, itu bisa.

      Like

  3. Selamat malam mas.
    Artikelnya sangat membantu sekali
    Mas apa terjemahan itu perlu di legalisir ya mas?
    Dan semisal saya mau buat visa dpendent untuk istri saya apa kah perlu akte kelahiran istri saya?

    Like

    1. Sebaiknya dilegalisir (ada nama dan kontak penerjemahnya pada bagian bawah).
      Apply visa dependent butuh surat yang menyatakan keterangan siapa dia (identitas diri) dan apa hubungannya dengan kita. Dua hal ini perlu dikonfirmasi melalui dokumen negara yang resmi. Mengenai identitas, bisa menggunakan passpor dan akte lahir. Sedangkan dokumen yang menjelaskan hubungannya dengan kita selaku pengundang bisa menggunakan kartu keluarga dan buku nikah. Siapkan masing2 dua dokumen (paspor dan akte, KK dan buku nikah) untuk saling menguatkan.

      Like

  4. Selamat malam mas, mau tanya untuk cara yg ke 2, apply visa di indonya ada syarat fotocopy ktp. Jika anak usia 6bln yg blm memiliki ktp di ganti dengan apa ya? ftcopy Kk atau akte lahir? Terima kasih

    Like

  5. terima kasih untuk artikelnya,saya kuliah d jepang lulus lalu kerja sebagai keiyaku syain udah 1 tahun setengah dan visa perpanjangan tiap tahun per 1 tahun.rencana saya mau panggil istri ke jepang. kan visa saya habis bulan 3 tahun 2020 tapi pasti di perpanjang ,nah pertanyaan nya apabila saya udah mndapat egibility untuk istri ,di formulir nya harus di tulis brapa lama ya pak soalnya visa saya ampe bulan 3.kan d formulir visa tertulis”” Intended length of stay in Japan “nah kalo misalkan egibilitynya saya dapat bulan 12 nah di ” Intended length of stay in Japan” nya apa harus saya isi 3 bulan aza karena sisa visa sya ampe bulan 3 cuma 3 bulan lagi.?atau saya tulis 1 year?

    Like

    1. Isi satu tahun aja mas. Karena mas nya sudah ada kepastian mengenai penghasilan (pekerjaan) dan akan perpanjang visa tiap tahun. Jadi sekalian aja intended length of stay nya 1 tahun. Dan kalau memang dibutuhkan, sekalian lampirkan saja dokumen yg menyatakan kontrak kerja di Jepang. Dokumen ini untuk memperkuat alasan tadi.

      Like

  6. Selamat malam, maaf mau tanya. Untuk dokumen yang diserahkan boleh fotocopy/ asli atau legalisir ya?
    Terimakasih

    Like

    1. Untuk ke imigrasi, siapkan fotocopy dan asli.
      Untuk COE yg sudah jadi yg dikeluarkan oleh imigrasi setempat, butuh yang aslinya untuk dikirim ke Indonesia untuk keperluan apply visa dan tetap dibawa ke Jepang untuk nanti ditukarkan dengan Zaryukado (ID card) di imigrasi bandara.

      Like

      1. Dear Mas

        untuk dokumen yang asli (paspor anak istri, KK, Akta ank istri) berarti semua dikirim ke Jepang dulu ya? setelah CoE selesai baru dokumen beserta CoEnya dikirimkan ke Indonesia? terima kasih sebelumnya

        Like

  7. Asslamualaikm
    Selamt malam pak hadi

    Tulisannya bermanfaat sekali, terimaksih banyak.
    Saya mau konsultasi sekalian minta sarannya, ada beberpa hal yaitu:
    1. Saya sebagai penjamin, Visa saya sisa satu tahun lagi, visa kerja.
    Nah, kira2 ada Batas minimal untuk apply visa dependent berpa bulan yah pak? ( misalkan saya apply visanya sewaktu 7-6 bulan sebelm habis masa kadluarsa ktp jepang saya)
    2. Sarat penjamin Harus melampirakn 3 bulan penghasilan berturut2 yah pak?
    ( kalau tidak melampirakn 3 bulan apakah bisa ? )
    Mohon sarannya pak hadi

    Terimakasih banyak atas waktunya

    Like

    1. Waalaikumsalam warahmatullah wabarakatuh
      1. Setau saya ga ada batasnya mas. Jadi apply aja.
      2. Itu sebenarnya sebagai bukti aja kalau kita memiliki penghasilan sehingga orang yg kita jamin kehidupannya nanti di Jepang tidak terlantar. Kalau ada surat keterangan bekerja dan di dalam surat itu ada keterangan besaran penghasilan juga gpp.

      Like

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s