Mengundang orang tua ke Jepang

Screenshot_70.jpg

Tulisan ini sebenarnya berguna tidak hanya untuk berpergian ke Jepang saja, tetapi bisa juga berguna untuk tujuan ke negara lain. Dan tulisan ini juga merupakan lanjutan dan berhubungan dengan tulisan-tulisan saya sebelumnya. Adapun tulisan sebelumnya yang saya maksud adalah:

  1. Mengundang keluarga ke Jepang
  2. Melahirkan anak di Jepang

Hubungannya dimana?

  1. Ada kesamaan prosedur dengan mengundang keluarga
  2. Ada hubungannya dengan melahirkan anak di Jepang. Saat proses melahirkan anak, tentu membutuhkan bantuan. Nah, bantuan yang paling nyaman tentunya adalah bantuan dari keluarga. Bagaimana jika ternyata kita sedang berada jauh dari keluarga?

Emang apa yang susah, kan tinggal undang saja?

Betul, memang sekilas tampak mudah, tapi ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.

Bagi anda yang memiliki orang tua dengan level pendidikan tinggi, sudah pernah berpergian keluar negeri dan dapat berbicara dalam bahasa Inggris atau asing, mungkin artikel ini tidak anda butuhkan. Tapi bagaimana jika orang tua yang akan anda mintai bantuannya, yang akan anda undang ke Jepang ini, seumur hidupnya belum pernah naik pesawat atau belum pernah berpergian ke luar negeri atau bahkan tidak dapat berbicara dengan menggunakan bahasa Inggris atau mengerti bahasa inggris sedikit saja tapi tidak dapat berkomunikasi? Problem itulah yang membuat saya termotivasi menuliskan tips dan trik nya.
Ah kan tinggal minta bantuan kepada maskapainya agar ada yang menemaninya selama perjalanan.

Betul. Layanan semacam itu saya pernah dengar. Tapi saya tidak tau caranya dan juga apakah ada biaya tambahannya. Bagi saya seorang pelajar yang menggantungkan hidup di luar negeri dari beasiswa, tentu akan berfikir dari sudut pandang ekonomi. Jadi, dalam kasus saya ini, tidak bisa memberangkatkan lebih dari satu orang baik itu dari keluarga ataupun lainnya karena pertimbangan ekonomi juga. 🙂

Dan Alhamdulillah, pengalaman ketika istri melahirkan di Jepang, membuat saya berani mengundang ibu saya, yang sama sekali tidak bisa berbahasa asing, ke Jepang sendirian dan Alhamdulillah selamat sampai tujuan. Ini menjadi tantangan sekaligus pelajaran yang sangat berharga yang ingin saya bagikan dalam tulisan ini.

Mau tau caranya? Silahkan baca sampai habis ya.

***

Persiapan awal: urus visa

Seperti yang pernah saya tuliskan pada tulisan lainnya (prosedur mengundang keluarga ke Jepang), bahwa yang dimaksud keluarga di sini adalah keluarga inti, yaitu istri dan anak, sedangkan orang tua kita tidak masuk dalam keluarga kita. Oleh karenanya, prosedur mengundangnya TIDAK menggunakan CoE. Oleh karenanya, tidak perlu apply CoE di imigrasi Jepang. Tetapi cukup dengan apply visa turis di Kedubes Jepang di Indonesia. Tetapi, walaupun demikian, secara garis besar ada kesamaan dengan apply visa dependent dengan jalur convert visa (cara no 1, lihat pada tulisan saya sebelumnya di sini). Apa saja dokumen yang dibutuhkan?

  1. Form Aplikasi visa beserta rencana selama di Jepang. Formulir ini bisa kita (pengundan) yang mengisi atau orang tua kita. Dalam kasus ini saya yang mengisikan agar orang tua mudah selama apply di Kedubes nanti. (Adapun rencana selama di Jepang cukup dengan menuliskan lokasi datang dan pergi yaitu nama airport dan lokasi tinggal, yaitu alamat rumah kita. Ini berarti orang tua kita tidak akan kemana-mana selama di Jepang, hanya di rumah saja.)
  2. Invitation letter dari kita yang berada di Jepang, surat ini menerangkan tujuan kunjungan ke Jepang. Template surat dapat diunduh di sini
  3. Guarantee letter dari kita yang berada di Jepang, surat ini menerangkan bahwa kita yang berada di Jepang sebagai guarantor (penjamin) keluarga kita. Segala hal yang berkaitan dengan biaya hidup, biaya kesehatan, dll, ditanggung oleh pengundang. Template surat dapat diunduh di sini
  4. Dokumen yang menyatakan hubungan kita (pengundang) dengan orang tua, seperti akte kelahiran dan KTP/Paspor orang tua. Karena di dalam akter kelahiran, ada informasi siapa orang tua kita. Dan nama orang tua yang tertera dalam akter kelahiran dikuatkan dengan adanya KTP/paspor orang tua. Kenapa tidak pakai KK? Karena setelah kita menikah, biasanya nama kita dihapus dari KK dan kita sendiri sudah punya KK sendiri. Mungkin kalau ada KK yang masih ada nama orang tuanya, masih dapat digunakan.
  5. Print out rekening tabungan. Ini sebagai penguat guarantee letter. Dokumen ini sebagai bukti bahwa pengundang memiliki uang di rekeningnya. Atau jika tidak, dapat juga menggunakan print-out rekening tabungan orang tua, tetapi di dalamnya harus ada sejumlah uang. Minimal (kalau tidak salah) sebesar Rp. 20 juta.
  6. Foto copy residence card. Ini untuk menguatkan data pengundang beserta alamat di Jepang. Biasanya ketika menuliskan form aplikasi visa, keluarga kita akan diminta untuk menuliskan alamat tinggal di Jepang. Pada form tersebut dapat kita tuliskan alamat pengundang di Jepang dengan menyertakan residence card sebagai buktinya.
  7. Tiket pesawat pulang-pergi atau bukti booking saja (belum dibayar) juga tidak apa-apa. Yang perlu diperhatikan berkaitan dengan tiket pesawat adalah:
    • belilah tiket penerbangan langsung (direct flight) untuk round trip.
    • Jika seandainya tidak ada direct flight ke airport terdekat dengan rumah anda, maka carilah yang paling sedikit jumlah transitnya, misal sekali transit. Ini untuk menjaga kesehatan orang tua selama perjalanan.
    • Selain itu, carilah lokasi transit di luar Jepang, di negara lain seperti Korea atau Filipina, Singapura, dll, bukan di dalam negeri Jepang. Kenapa? Ini berkaitan dengan bagasi. Orang tua kita yang belum paham atau belum pernah ke luar negeri akan bingung sebingung-bingungnya jika harus transit di dalam negeri Jepang. Lho kok gitu? Iya, karena harus pindah terminal, dari International terminal ke Domestic terminal. Bagi mereka ini pusing, belum lagi nanti harus ambil bagasi lalu check-in lagi. Ini melelahkan mereka.
    • Perhatikan juga ketika booking pesawat dan transit di luar Jepang. Kadang ada maskapai yang walaupun transit, tetapi harus melakukan check-in ulang. Artinya bagasi keluar dan harus check-in lagi. Ini membingungkan sekaligus meletihkan orang tua kita. Sehingga sebaiknya dicek keterangan transitnya ketika booking tiket. Hindari membeli tiket yang seperti ini.
    • Perhatikan juga waktu transit. JANGAN ambil penerbangan dengan waktu transit yang singkat. Hal ini dimaksudkan agar orang tua kita memiliki waktu yang cukup untuk berpindah penerbangan, berjalan dari sejak keluar pesawat sampai menuju gerbang boarding penerbangan selanjutnya. Berilah jarak aman sekitar 2-3 jam.
    • Bagi muslim, pesankan makanan halal dari penyedia jasa penerbangannya.

Lalu kirimkan dokumen tersebut menggunakan jasa pos. Atau jika ingin cepat, semua dokumen di atas di scan, jika ada dalam bentuk soft copy lebih baik, lalu kirimkan via email kepada adik atau kakak kita yang ada di Indonesia untuk membantu mem-print-out di sana.

Setelah dokumen-dokumen di atas tadi di print-out, selanjutnya bawa semua dokumen tersebut beserta foto dan paspor orang tua serta kartu identitas lainnya ke kedubes Jepang di Indonesia. Sekalian orang tua kita juga datang langsung (ditemani adik atau kakak atau sanak keluarga lainnya), barangkali nanti ada hal-hal yang ditanyakan oleh pihak kedubes.

Ketika visa sudah disetujui dan dikeluarkan oleh pihak konsuler kedubes Jepang, langkah selanjutnya adalah menyusun rencana perjalanan.

Persiapan selanjutnya: sebelum keberangkatan

Apa saja rencana perjalanan yang perlu disiapkan?

  1. Tiket pesawat. Tadi saya sudah tuliskan apa saja yang perlu diperhatikan saat membeli tiket pesawat untuk orang tua kita. Kalau bukti tiket yang digunakan untuk apply visa adalah masih dalam status booking, maka segera ganti dengan kriteria yang saya sebutkan di atas.
  2. Mengatur perjalanan orang tua.
    • Berilah pemahaman bahwa orang tua yang akan melakukan perjalanan harus berani ‘bertanya’ dan meminta bantuan selama perjalanan pada orang di sekitarnya jika dibutuhkan. Jangan malu untuk melakukannya. Lho, bagaimana bertanyanya? kan tidak bisa berbahasa inggris? Nanti saya jelaskan, ada caranya. Makanya saya beri tanda kutip.
    • Bekali orang tua dengan beberapa lembar kertas berisi tulisan. Nanti saya lampirkan tulisannya.
    • Bekali orang tua dengan uang secukupnya. Setidaknya untuk berjaga-jaga seandainya tertinggal penerbangan. Berapa? Seharga 1 tiket pesawat one-way dari negara transit ke negara tujuan. Dan uangnya harus dalam bentuk kurs negara tersebut. Misalkan transit di Korea, maka bekalilah dengan harga 1 tiket one-way dalam mata uang won.
    • Bekali orang tua dengan alat komunikasi kekinian seperti WA dan ajarkan cara menggunakannya, termasuk cara menghidupkan Wifi di airport. Ini memang butuh waktu, tapi ajarkan saja.

Nah, berkaitan dengan kertas berisi tulisan yang dibawa selama perjalanan yang saya sebut tadi, adalah berisi tentang:

  1. Tulisan berisi permintaan tolong dalam bahasa inggris yang ditujukan kepada siapa saja yang berada di sekitar orang tua kita nantinya. Jangan lupa sertakan no kontak kita guna mengantisipasi jikalau ada masalah serius terjadi pada orang tua kita selama perjalanan. Bagaimana bentuk tulisannya? Nanti lihat di bawah ya.
  2. Tulisan berisi penjelasan kepada pihak imigrasi dalam bahasa inggris bahwa orang tua kita tidak dapat berkomunikasi dalam bahasa inggris, lalu jelaskan juga secara ringkas maksud dan tujuan kedatangan ke Jepang sekaligus ungkapan yang berisi jaminan dari kita selaku pengundang. Sertakan pula scan resident card dan juga kartu pelajar untuk menguatkan posisi orang tua kita saat nanti melewati imigrasi Jepang. Sertakan juga nomor kontak kita di dalam kertas tersebut.
Screenshot_67
Contoh tulisan di atas kertas untuk menunjukkan gate penerbangan selanjutnya
untuk imigrasi
Contoh tulisan di atas kertas ketika di imigrasi bandara

Apakah cara seperti ini akan berhasil?

Alhamdulillah orang tua saya selamat sampai di Jepang. Ketika saya minta menceritakan perjalanannya, ibu saya bercerita banyak orang yang membantu. Bahkan di imigrasi Jepang pun petugasnya membantu mengisikan lembar kartu yang seharusnya diisi bagi mereka para pendatang. Semua berjalan lancar tanpa kendala sedikitpun. Alhamdulillah.

Baca serial kehidupan di Jepang lainnya.

Jpeg
TIba di Fukuoka International Airport, International Terminal

9 thoughts on “Mengundang orang tua ke Jepang

  1. Assalamualaikum mas,
    Thanks for sharing pengalaman nya. Ada yg mau saya tanyakan. Kalau mengundang ibu mertua apa bisa juga mas? Kebetulan insyaallah bulan september ini saya melahirkan, rencana suami mau mengundang ibu saya kesini. Tapi karna berhubung suami yg mengundang jadi bingung berkas yg nunjukin hubungan dengan yang diundang yang harus dilampirkan.

    Like

    1. Waalaikumsalam
      InsyaAllah bisa. Tulis aja di guarantee dan invitation letter nya bahwa yg diundang adalah ibu mertua (mother-in-law). Tinggal lampirkan bukti bahwa beliau adalah mertua, melalui akta lahir istri (ada nama ibu di sana), buku nikah atau KK (status suami dan istri), dan KTP/paspor ibu mertua (bukti dari pihak yang diundang bahwa benar beliaulah orangnya).

      Like

      1. Maaf mau Tanya lagi mas, saya lihat persyaratan di website kedutaan jepang Kan harus melampirkan dokumen asli ya? Seperti kk Dan buku nikah, tapi kebetulan karna kk Dan buku nikahnya Ada dsini jadi cuman ngelampirin fotokopi nya aja, itu ga masalah ya mas? Ama berarti ibu saya ga perlu ngelampirin dokumen apa2 ya mas? Karna kk Dan buku nikah yg dlampirin punya saya. Sebelumnya terimakasih mas

        Like

      2. Saya dulu kirim semua dokumen untyk apply visa via email. Semua dokumen hasil scan dan diprint berwarna di Indonesia. Jadi ga bawa yang asli, hanya foto copian tapi berwarna.

        Sepertinya begitu juga bisa mbak. Tapi butuh dokumen yg membuktikan hubungan antara pengundang dan yg diundang. Dan dokumen yg di dalamnya ada nama mbak dan orang tua mbak, ya akte kelahiran. Klo KK kan hanya ada nama mbak dan suami, buku nikah itu bukti mbak dan suami sudah menikah dan didalamnya ada nama bapak (bukan nama ibu yg nau diundang). Dan satu lagi, bukti ada uang di rekening, bisa rekening mbak di Jepang atau rekening ibu di Indonesia. Ini cuma formalitas sebenarnya. Intinya ada bukti bahwa yang diundang atau pihak pengundang memiliki cukup uang untuk digunakan dalam keadaan darurat.

        Like

  2. Kk d samping kanannya ada nama orang tua juga mas, makanya saya ikut sertakan juga hehehe.. siap mas, terimakasih banyak yah

    Like

  3. Pak mo nanya..suami lg dikirim training ke jepang dr perusaahan selama 1 thn.
    Rencana feb saya mau main pake visa weiver..dan sudah jd visanya..utk berangkat ke sana..dokumen apa saja yg harus saya bawa ya pak..terima kasih.

    Like

    1. Visa weiver itu apa ya bu? Maaf saya baru dengar jenis visa itu. Tapi kalau visanya sudah jadi, berarti tinggal berangkat saja bu. Yang perlu dibawa tentunya Paspor (dengan tertempel visa di dalamnya) dan tiket pesawat PP. Kalau ada rencana ganti visa di Jepang menjadi visa dependent misalnya sehingga bisa tinggal lama dengan keluarga, maka perlu membawa beberapa dokumen yang dibutuhkan untuk ubah visa tsb.

      Like

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s